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Évènements&Congrès
À VENISE
Méthode et précision rythment le déroulement des activités et des services opérationnels dans l’organisation des congrès. La fantaisie et la créativité sont donc toujours essentielles pour créer des moments collatéraux originaux et des programmes sociaux participatifs. L’harmonie entre le rigueur de la science et le plaisir du temps libre ! Tel est le congrès idéal, celui qui reste inscrit dans la mémoire des participants.

Congrès
Les congrès sont des rencontres entre experts ou chercheurs pour se confronter sur des sujets d’intérêt commun qui visent à la mise à jour des connaissances et au consensus pour l’étude et la recherche et se déclinent sous différentes formes : le symposium scientifique, le workshop, la conférence. Généralement, l’entité organisatrice s’occupe du secrétariat scientifique, indique les thèmes du congrès et identifie les participants, tandis que notre équipe s’occupe du secrétariat technique et d’organisation pour gérer les inscriptions et pour mettre au point les activités y afférentes : accueil, hébergement hôtelier, logistique, siège du congrès, restauration, hôtesses, interprètes, traducteurs et, pour finir en beauté, le divertissement. De plus en plus fréquemment, les congrès scientifiques cherchent des endroits prestigieux et des programmes pour le temps libre qui soient intéressants et amusants. Dans cette optique l’équipe Nexa, après une magnifique promenade dans la lagune avec apéritif sur le bateau, nous sommes toujours prêts à organiser un dîner sympathique dans une trattoria typique, une soirée pleine de charme dans un palais ou dans un musée ouvert en exclusivité pour l’occasion.
Convention
Une « convention » ou meeting d’entreprise réunit les opérateurs du secteur commercial pour la programmation des activités futures ou bien des experts qui discutent de thèmes d’actualité. L’atmosphère est la clé de la participation réelle des personnes, celle qui entraînera le retour sur investissement qui est l’objectif de l’entreprise. Le choix de la salle est fondamental tout comme la scénographie de la tribune, point central d’où lancer « le message ». L’organisation d’une rencontre entre managers, professionnels ou spécialistes, demande une planification où l’économicité se conjuguent au raffinement et au prestige. Les aménagements, les activités et les services doivent savoir traduire le concept et favoriser la relation d’affaire. Nexa se concentre sur les détails d’organisation qui peuvent favoriser les liens entre les participants, renforcer leur esprit d’entreprise, encourager la communication interpersonnelle et garantir confort et satisfaction.
Séminaire spécialisé
Le séminaire spécialisé se déroule généralement suivant certaines modalités : il affronte un sujet spécifique, les participants sont des experts en la matière, l’aspect pratique a la priorité sur l’aspect théorique, il est de courte durée. Tous les délégués participent activement, souvent à huis clos. Confidentialité et rigueur sont les principes directeurs. C’est pourquoi nous choisissons un endroit discret qui favorise la concentration, nous préparons la salle avec la table en rectangle, nous assurons l’équipement en micros et l’amplification, nous trouvons les interprètes les plus préparés pour que message passe parfaitement, nous prévoyons les pauses café et lunch en fonction des temps et modalités de la réunion. Nous confinons toutefois le formalisme et les contraintes à la salle elle-même, pour les dissoudre complètement durant les soirées de gala ou les concerts les plus raffinés, dans les programmes de loisir où chaque détail d’organisation reste impeccable, mais stimule et favorise l’interaction amicale et la relation entre les invités.
Réunions ministérielles
Les réunions ministérielles sont de grands rendez-vous institutionnels, des forums entre ministres de différents pays qui se retrouvent pour prendre des décisions ensemble et coordonner des stratégies politiques et économiques. Elles sont la somme de n’importe quel type d’organisation : l’évènement institutionnel par excellence et, en même temps, le congrès dans sa forme la plus rigoureuse, le séminaire spécialisé à huis clos mais aussi la réception de gala la plus exclusive. Savoir conjuguer correctement chaque activité avec les différents interlocuteurs, est l’une des lignes directrices dans la préparation de ces réunions. L’équipe de Nexa sait se rapporter aux appareils d’état, aux services gouvernementaux et aux fonctionnaires, sous-secrétaires, ambassadeurs, pour planifier les journées des hôtes illustres avec les réunions plénières, les sessions parallèles, les rencontres bilatérales, suivant les règles du protocole d’état et les mille contraintes de la politique. Les lignes d’intervention sont « on demand » et « on the spot » pour répondre aux besoins, faire face aux changements à l’improviste et aux nouvelles décisions des nombreux référents importants. Même au dernier moment mais toujours dans les règles de l’art !
Road shows
Les road shows – littéralement « spectacle itinérant » - est un évènement dynamique et efficace, une initiative qu’une société entreprend pour divulguer les dernières stratégies de l’entreprise ou diffuser la connaissance d’un nouveau produit. Comme l’indique le mot, le road show se déroule dans des villes différentes et ses décors, toujours nouveaux, doivent être traduits et réinterprétés à chaque fois. Notre défi est de parvenir à mettre en valeur le concept et l’objectif que la société se donne, en recréant à chaque endroit et dans chaque ville un évènement différent des précédents, réalisé suivant les caractéristiques du site choisi, et en mesure de transmettre de manière claire les messages que l’on souhaite diffuser.